Dienst-E-Mail

Alle NÖ. PflichtschullehrerInnen haben eine Dienstmailadresse der Form „… @schule-noe.at“, die man abrufen kann über …

  • Webmail:   https://webmail.schule-noe.at/   oder
  • mit einem Mailprogramm am Computer  (zB. Microsoft Mail oder Outlook oder Mozilla Thunderbird)    oder
  • mit einem Mailprogramm am Handy
Anleitungen zum Einrichten der Dienstmailadresse

Anleitungen (pdf)

     1 Erstanmeldung bei schule-noe.at -
     2 Dienstmailadresse in Outlook 2010 einrichten -
     3 Dienstmailadresse in Thunderbird einrichten -
     4 E-Mails organisieren -
     5 Passwortänderung -
     6 Mailadresse in PH online ändern -
     7 Richtlinien für die Dienst-E-Mailadresse -

ausführliche Anleitung von kabelplus

Video-Anleitungen

Einrichten der Dienstemailadresse in Outlook 2010 (Outlook 2013 od. 2016 sind sehr ähnlich)

Einrichten der Dienstemailadresse in Thunderbird 14

 

Richtlinien zu Nutzung der Dienstmailadresse

Zum Zwecke der gesicherten, wechselseitigen Übermittlung persönlicher, dienstrechtlich relevanter Inhalte auf elektronischem Weg vom und zum Dienstnehmer/Dienstgeber wurde für jeden Landeslehrer/jede Landeslehrerin eine Dienst-eMail-Aderesse (ein Dienst-eMail-Konto) eingerichtet. Zur Erreichung dieses Zweckes ist dieses Dienst-eMail-Konto durch jeden Landeslehrer/jedeLandeslehrerIn verpflichtend zu verwenden.

Zugangsdaten

Die Zugangsdaten wurden allen KollegInnen, persönlich adressiert, über die Schulleitung zugestellt:

  • die Internet-Adresse der Webmail-Oberfläche (https://webmail.schule-noe.at)
  • die amtliche E-Mail-Adresse
  • ein automatisch generiertes Initialpasswort (erstmaliges Kennwort, mit dem man immer wieder ins System kommen kann)

eMail-Adresse

  • die amtliche, eindeutige eMail-Adresse des Landeslehrers/der Landeslehrerin ist seine/ihre Personalaktnummer in Verbindung mit der entsprechenden Domainangabe: Personalaktnummer@schule-noe.at
  • Zusätzlich zur amtlichen eMail-Adresse wurde für jeden Benutzer/jede Benutzerin eine Aliasadresse nach dem FormatVorname.Nachname@schule-noe.at eingerichtet (auch unter dieser Aliasadresse ist der Landeslehrer/die Landeslehrerin erreichbar).
  • Im Falle gleichlautender Vor- und Familiennamen wird diese Aliasadresse mittels fortlaufender Ziffer am Ende des Familiennamens unterschieden (Vorname.Nachname1@schule-noe.at) .
  • Die tatsächliche Schreibweise der zugeordneten Aliasadresse bei Sonderzeichen, Doppelnamen, ... ist dem integrierten Adressbuch des WEB-Mail-Clients zu entnehmen (zur treffsicheren Unterscheidung bei Namensgleichheit ist dort die Stammschule angegeben)

Passwort

  • Beim Ersteinstieg in die WEB-Mail-Oberfläche ist das Initialpasswort auf ein persönliches Passwort nach den angegebenen Richtlinien zu ändern.
  • Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die weitere Nutzung der Dienstemail-Adresse ausschließlich über dieses selbstgewählte Passwort möglich ist.
  • Im Falle des Vergessens des persönlichen Passwortes kann dieses wieder auf das Initialpasswort zurückgesetzt werden. Der Landesschulrat weist daher auf die unabdingbare Notwendigkeit der sicheren Aufbewahrung des übermittelten Initialpassworts hin.
    > Ansprechperson bei fehlenden oder verloren gegangenen Initialpasswörtern ist die/der jeweilige Haupt-IT-BetreuerIn (Pos. 1) des pol. Bezirks
  • Das selbst gewählte Zugangspasswort und das Initialpasswort darf daher auf keinen Fall anderen Personen weitergeben werden.

Nutzung des Dienst-eMail-Kontos

Vorbemerkungen

  • Nachstehenden Anordnungen zur Überprüfung des Dienst-eMail-Kontos gelten ausschließlich für eMails seitens der vorgesetzten Dienstbehörde und des Dienstgebers.
  • eMails an diese Dienst-eMail-Adresse, die von anderen Personen und/oder Institutionen eingehen unterliegen NICHT dieser Anordnung und obliegen der persönlichen Verantwortung des Landeslehrers/der Landeslehrerin (vergleichbar der bisherigen Kontaktaufnahmen per Telefon oder postalischem Brief).

Benutzungsrichtlinien

  • Die LandeslehrerInnen werden angewiesen, das Dienst-eMail-Konto regelmäßig auf neue Nachrichten zu überprüfen und diese als dienstliche Information zu Kenntnis zu nehmen.
  • Der Begriff der „Regelmäßigkeit“ ist mit der bisher üblichen Entgegennahme amtlicher Schriftstücke im herkömmlichen Postwege zu verstehen. Ohne einen fixen Zeitrahmen im Vorhinein festzulegen, wird während des Unterrichtsjahres eine wöchentliche Überprüfung desPosteinganges auf eMails von der vorgesetzten Dienstbehörde empfohlen.
  • Ist der Landeslehrer/die Landeslehrerin infolge einer dienstlicher Verhinderung (Teilnahme an Schulveranstaltungen, Fortbildungsveranstaltungen, …), einer länger andauernder Krankheit oder einer anderen nachvollziehbaren Verhinderung nicht in der Lage, das Dienst-eMail-Konto in diesem Zeitraum abzurufen, so hat er/sie dies nach Beendigung der Verhinderung sobald wie möglich nachzuholen.
  • Keinesfalls dürfen seitens der systeminternen Benutzer (der Landeslehrer und Landeslehrerinnen) unaufgeforderte Massen-eMails (Spam-eMails) an KollegInnen versandt werden.
  • Die KollegInnen werden darüber hinaus angewiesen, den (grundsätzlich großzügig bemessenen) Speicherplatz von 1 GB pro eMail-Konto so zu verwalten, dass jederzeit ausreichend Platz für eingehende Dienst-eMails zur Verfügung steht.

Abschlussbemerkungen

  • Die Zur-Verfügung-Stellung eines Dienst-eMail-Kontos ermöglicht eine zeitgerechte Kommunikation zwischen Dienstgeber bzw. vorgesetzter Dienstbehörde und Dienstnehmer und ist darüber hinaus ein wichtiges Signal im Sinne von Corporate Design.
  • Wie bei jeder Neuerung werden auch bei der Implementierung der Dienst-eMail-Adresse entsprechende Erfahrungswerte notwendig sein. Eine über diese Anordnung hinaus allfällig, notwendige Nutzungsvereinbarung (Policy) wird bei Bedarf in Zusammenarbeit mit derPersonalvertretung erstellt.
  • Als Zeitschiene zur flächendeckenden Implementierung der Dienst-eMail-Adresse ist das laufende Schuljahr 2010/11 vorgesehen.
  • Die IT-BetreuerInnen des Landesschulrates bieten bei Bedarf Einschulungen in Basisinformationen zur Nutzung einer eMail-Adresse und die Benutzung des dienstlichen WEB-Mail-Systems an.

Download als PDF-Datei:
Richtlinien zur Verwendung der Dienstmailadresse

Wichtige Hinweise zur Weiterleitung

Bitte unbedingt beachten!

Eine Weiterleitung von dienstlichen E-Mails (= E-Mails von einer vorgesetzten Dienstbehörde oder dem Dienstgeber) an andere E-Mail-Konten ist aus logistischen Gründen nicht gewünscht!


Anmerkungen & Empfehlungen:

  • Zur Vermeidung eines zusätzlichen Einstiegs können Nutzer von E-Mail-Clients (wie z.B Outlook oder Thunderbird) das Dienst-E-Mail-Konto auch in diesen Client einbinden. Mittels IMAP ist ein direkter Zugriff auf das Mailkonto möglich, d.h. man arbeitet direkt am Server, ähnlich dem Webmail.
  • E-Mails, die nicht vom Dienstgeber oder einer vorgesetzten Dienstbehörde kommen, können natürlich weitergeleitet werden, damit die Trennung zwischen Schule- und Privat-Adresse noch besser funktioniert.

 

Begründungen:

  1. Grundsätzlich sollten keine dienstlichen Mails auf Freemail-Servern (wie gmx, yahoo, … ) gespeichert werden, da es keine Möglichkeit gibt, die weitere Verwendung dieser Nachrichten zu kontrollieren.
  2. Beim Antworten aus dem weitergeleiteten Konto wird diese “Nicht-Dienst-E-Mailadresse” dann als Absende-Adresse verwendet (zum Beispiel wird die Antwort an den Landesschulrat von supermausi63@yahoo.de gesendet).
  3. Im Falle möglicher weiterer Rückantworten, geht die Dienst-E-Mail wieder an die, in der Antwort verwendete “Nicht-Dienst-E-Mailadresse” (also in unserem Fall schickt der LSR die Rückantwort wieder an die Supermausi-Adresse!).
Namensänderungen bei der Dienstmailadresse

Hinweise:

  • Der LSR übermittelt monatlich dem Betreiber der Dienstmailadressen eine aktualisierte Liste mit allen NÖ. LandeslehrerInnen. Damit wird Folgendes automatisch aktualisiert:
    • Neue KollegInnen bekommen eine Dienstmailadresse inkl. der notwendigen Zugangsdaten übermittelt (das kann am Schulanfang durchaus bis Oktober dauern)
    • Der Dienstort (Stammschule) wird aktualisiert
  • Gleich bleibt auf jeden Fall die Mailadresse mit der PA-Nr. (z.B. 1234567@schule-noe.at)
  • NICHT automatisch aktualisiert werden Namensänderungen, wie z.B. bei Eheschließungen!
    (Hinweise weiter unten)

 

Wie kann ich meine Dienstmailadresse ändern (lassen)?

In begründeten Fällen, wie Eheschließungen oder Scheidungen, mehrfach vorkommenden Namen oder unüblichen Scheibweisen kann die Dienstmailadresse wie folgt geändert werden:

  1. Kontrolle im Adressbuch des Webmailsystems, ob die gewünschte Mailadresse noch frei ist.
  2. Änderungswunsch an die/den Haupt-IT-BetreuerIn (Pos. 1)  des pol. Bezirks mit folgenden Daten:
    +  PA-Nr.
    +  Vor- und Zuname   (ev. auch alter Zuname vor Eheschließung)
    +  Schulkennzahl und Name der Stammschule
    +  gewünschte neue Mailadresse
    z.B.: k.meier@schule-noe.at     statt  karin.meier5@schule-noe.at  oder
    hans.huber@schule-noe.at  statt hans-georg-adalbert.huber@schule-noe.at.
    Der Zuname darf aber auf keinen Fall abgekürzt werden!
  3. Der/die Haupt-IT-BetreuerIn des pol. Bezirks leitet den Wunsch an den Betreiber der Dienstmailadressen weiter.
    Sobald die Änderung durchgeführt wurde, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.