Elektronische Reiserechnung – FAQs

Alle Angaben ohne Gewähr!


1. Wer darf einen Dienstauftrag erstellen?

Dienstreiseauftrag wird grundsätzlich erteilt durch:

  • Schulleiter/innen (§ 4 NÖ L-DHG 2014):
    „für Dienstreisen in Niederösterreich und in angrenzende Bundesländer nach den Richtlinien des Landesschulrates.”
  • Außenstellen im Landesschulrat (§ 3 NÖ L-DHG 2014):
    „für Dienstreisen im Inland an Schulleiter und an Landeslehrpersonen, soweit sie nicht in die Zuständigkeit des Schulleiters/der Schulleiterin fällt.”
  • Zentrale im Landesschulrat (LSI + Rechtsabteilung):
    „Auslandsreisen”, „Pädagogische Initiativen des Landes”, „Weiterbildung (Lehrämter, Lehrgänge ab 20 ECTS)”

Für die Erteilung eines Dienstreiseauftrages – im Rahmen dieser Zuständigkeiten – gilt:

Für Fortbildungsveranstaltungen der Pädagogischen Hochschulen in  Niederösterreich und in  angrenzende Bundesländer erteilt der Schulleiter im Rahmen von „ph-online“ den Dienstauftrag und genehmigt den elektronischen Dienstreiseauftrag.

Der Landesschulrat erteilt für Fortbildungsveranstaltungen Pädagogischer Hochschulen im Ausland einen Dienstreiseauftrag, wenn der pädagogische Dienst die Notwendigkeit bestätigt.

Für die Teilnahme an Weiterbildungsveranstaltungen sowie an Tagungen und Fortbildungsveranstaltungen anderer Anbieter bzw. Veranstalter, ist bei Gewährung eines Dienstreiseauftrages für eine konkrete Person – je nach Zuständigkeit – das dienstliche Interesse zu berücksichtigen.


 

2. Wann bekommt man eine Privat-PKW-Genehmigung?
Eine PKW-Genehmigung wird dann erteilt, wenn:

  • verhindert wird, dass eine Supplierstunde anfällt (PKW bringt eine kürzere Reisezeit und eine eventuell vorher noch zu haltende Stunde im Rahmen der Lehrverpflichtung verhindert dann eine sonstige notwendige Supplierung)
  • man etwas zum Seminar mitnehmen muss (tragen), aufgrund des Seminars
    (Achtung: Skimaterial zählt hier nicht dazu)
  • wenn nachweislich kein öffentliches Verkehrsmittel diesen Ort erreicht
    (dann ist auch eine Privat-PKW-Genehmigung in den Ferien möglich)
  • man zu spät heimkommt
    (mind. 11 Stunden Ruhezeit müssen gegeben sein)
  • man nachweislich mehrere Dienstorte abfahren muss
  • Bei Bildung von Fahrtgemeinschaften (Mitfahrer) bekommt man eine Privat-PKW-Genehmigung (eher), weil damit gespart wird.

3. Wann bekommt man Privat-PKW-Genehmigungen an Feiertagen und Wochenenden?

Eine Privat-PKW-Genehmigung wird nur erteilt,

  • wenn keine öffentlichen Verkehrsmittel verfügbar sind,
  • wenn man mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht ans Ziel gelangen könnte oder
  • wenn mit öffentlichen Verkehrsmitteln eine Rückkehr zur Schule oder zum Wohnort unmöglich ist.

Man kann auch die Verkehrsmittel Privat-PKW und Öffentlich mischen. Z.B.: 5 km zum Bahnhof und der weitere (längere) Weg mit Öffentlichen Verkehrsmitteln. Das muss aber schon im DRA stehen.


4. Darf ein DRA auch ohne eine Fixplatzszusage erstellt werden?

Ja, eine Fixplatzzusage ist vorher nicht nötig.


5. Gebe ich Wohnort oder Dienstort als Reisebeginn und Reiseende ein?

Man gibt immer die Wahrheit an, bekommt aber immer den kürzeren Weg bezahlt. Dann ist der Versicherungsschutz gegeben.

Ein gelbes Rufzeichen unterhalb der Registerkarte “Route” heißt: man bekommt die kürzere Strecke bezahlt, bei der Genehmigung entstehen keine Probleme.

Ein gelbes Rufzeichen im unteren Fensterbereich mit dem Text “Die eingegebene Route ist nicht die Kürzeste, daher ist eine Begründung für die Genehmigung einzugeben!” bedeutet:
Gibt man keinen zusätzlichen Text ein, wird die kürzere Route ausbezahlt.
Gibt man eine Begründung für die längere Route ein (z.B.:Unterricht lt. Stundenplan an der Stammschule), so hat der Genehmiger in diesem Fall dann ein rotes Dreieck bei der Reiserechnungszeile (Route). Der Genehmiger wird dadurch aufmerksam gemacht, dass diese Reiserechnungszeile eine Besonderheit enthält.


6. Was ist der Unterschied zwischen Umsteigeort und Viaort?
  • Umsteigeort: Verkehrsmittel wird gewechselt (Bsp: Privat-PKW auf Mitfahrer)
  • Viaort: Umleitung, ein Mitfahrer steigt zu oder aus

7. Wer genehmigt Dienstreisen in Bundesländer, die nicht an NÖ angrenzen?

In diesem Fall ist restliche Bundesländer auszuwählen, es bewilligt der  LSR (PSI).


8. Darf man bei Zielen in nicht angrenzende Bundesländer Öffentlich angeben?

Prinzipiell gilt: Nur öffentliche Verkehrsmittel für nicht angrenzende Bundesländer.
Aber man kann in der Route bis zum Bahnhof PKW schreiben, für den restlichen Weg muss aber Öffi gewählt werden. Es muss jedoch überwiegend öffentlich gefahren werden.


9. Was ist bei mehrtägigen Seminaren zu beachten?

Man kann für jeden Tag einen eigenen DRA erstellen, wenn es sich nicht um ein mehrtägiges Seminar (Bsp: 23.3. bis 26.3.) handelt, sondern um aufeinanderfolgende Tage.
Benützung einer Wochenkarte/Monatskarte: Beim ersten Tag gibt man den Gesamtpreis an, dann werden keine Preise mehr angegeben.
Wenn ein Seminar definitiv für einen mehrtägigen Zeitraum (z.B.: 21.3.- 23.3.) ausgeschrieben ist, dann ist nur ein DRA zu stellen, dann bekommt man nur eine Hin- und eine Rückfahrt bezahlt.
Die Nächtigungskosten können verrechnet werden.


10. Was genau muss ich beim Erstellen eines Dienstreiseauftrages bei einer PH-Veranstaltung beachten?

Wenn man einen Dienstreiseauftrag für eine PH-Fortbildung erstellt, so ist als Dienstreiseart “Dienstreise NÖ und angrenzende Bundesländer (inkl. Besprechung)” zu wählen (sofern die Veranstaltung tatsächlich im eigenen od. einem angrenzenden Bundesland stattfindet).
Beim Feld Zweck ist PH-Fortbildung anzugeben.
Im Feld Zweck Beschreibung muss zusätzlich die Seminarnummer der Veranstaltung angegeben werden.

Dasselbe gilt für PH-Lehrgänge und PH-Lehrgänge für Lehramt.

Handelt es sich nicht um eine PH-Veranstaltung, so wählt man beim Feld Zweck “Sonstiger Zweck laut Beschreibung”.


11. Wann muss ein Beleg hochgeladen werden?

Eine Teilnahmebestätigung ist kein Beleg für die Verrechnungsstelle im LSR.
Der Leiter entscheidet, ob er einen Beleg einfordert.
Will man getätigte Nächtigungen ersetzt bekommen, müssen die Belege dafür hochgeladen werden.


12. Wie bekommen ausändische Lehrer die Handysignatur?

Entweder sie haben ein Handy mit einem österreichischen Anbieter oder sie erhalten eine Bürgerkarte.


13. Kann man im Krankenstand, Freijahr, Mutterschutz oder Karenz eine Reiserechnung legen?

Allgemein gilt: Wenn jemand vom Dienst freigestellt ist (aus welchem Grund auch immer) kann er keine Dienstreise machen. Auch dann nicht wenn der Dienstreiseauftrag dazu noch in der aktiven Zeit erfolgte.

Ein Unfall ist nur ein dramatisches Beispiel wodurch eine Dienstreise abrupt unterbrochen werden kann. Man kann im Krankenstand keine Fortbildung besuchen.


14. Was mache ich, wenn ich mich irre und z.B. Mitfahrer beantrage statt Privat-PKW?

Wenn man sich irrt (Mitfahrer statt PKW), dann kann man eine neue Version erstellen und das korrigieren.
Der DRA muss dann nochmals neu genehmigt werden.


15. Darf man bei Unterrichtstätigkeit Privat-PKW beantragen?

Ja, Unterrichtstätigkeit ist immer mit einer Privat-PKW-Genehmigung verbunden.


16. Was wird bezahlt, wenn eine Zeile aller Reiserechnungszeilen eines Monats zurückgewiesen wird?

Wenn eine Zeile abgelehnt wird, wird auch nur diese Reisebewegung nicht ausbezahlt. Alle anderen Reiserechnungszeilen werden sofort abgerechnet.


17. Dürfen zwei KollegInnen, die gemeinsam fahren, Öffentlich angeben?

Wenn man Mitfahrer mitnimmt bekommt man eine Privat-PKW-Genehmigung. Im Feld “Zweck” ist der Name der Mitfahrerin einzugeben.
Wenn zwei KollegInnen gemeinsam fahren, dann dürfen sie nicht Öffentlich angeben. Es gibt dann eine Kollegin mit Privat-PKW im Dienstreiseauftrag (bzw. in der Reiserechnung) und eine Kollegin mit Verkehrsmittel Öffentlich.
Es wäre wünschenswert, dass auch die MitfahrerInnen in der Route den Namen des Fahrers angeben, damit die Zuordnung einfacher wird! (Im Feld “Zweck”)


18. Soll man im Dauer-DRA die Schulen angeben oder den Bezirk?

Beim Dauerdiesnstreiseauftrag geht es um die Tätigkeit, nicht um die Geografie, daher kann man auch einfach den Bezirk hinschreiben. Das Aufzählen der Schulen, an denen eine Tätigkeit ausgeführt wird, ist aber auch in Ordnung.


19. Darf ein Reisender mit fixem Stundenplan (Religionslehrer...) für jeden Tag einen eigenen DRA erstellen, um dann schneller die Reiserechnung erstellen zu können?

Ja, das ist möglich.


20. Ein Lehrer unterrichtet an mehreren Schulen und fährt von einer Schule, die nicht Stammschule ist, auf ein Seminar weiter. Was gibt er an?

Eine Dienstreise endet am Wohn- oder Dienstort. (Dauerauftrag weil Unterrichtserteilung)
Es muss daher eine weitere Reiserechnungszeile angelegt werden (Einzelfahrt zum Seminar).


21. Was ist der Unterschied zwischen Ortskilometer und Distanzkilometer?

Ortskilometer ist im Ort anzugeben, wenn der Ort sehr groß ist.

Distanzkilometer gibt man an, wenn man eine Ortschaft nicht findet.
Das gilt auch für Lehrer, die ihren Wohnsitz im Ausland haben und von dort zur Schule fahren.
So können sie die Entfernung angeben, wenn ihr Ort nicht in der Tabelle aufzufinden ist.


22. Kann eine Lehrerin etwas verrechnen, wenn sie am Dienstort am anderen Ende der Stadt einen Kurs besucht?

Wer am Wohnort oder Dienstort einen Kurs besucht, der kann keine Reiserechnung stellen, auch nicht, wenn es sich um eine große Stadt handelt.


23. Müssen zwei KollegInnen einer Schule gemeinsam zu einer Schulung in einem Auto fahren?

Sie müssen nicht gemeinsam fahren, aber der Direktor hat auf  Mitfahrgelegenheiten zu achten. Wenn sie nicht gemeinsam fahren wollen, dann bekommen beide Öffentlich bewilligt. Es kann niemand gezwungen werden, bei jemandem anderen mitzufahren.


24. Was kann man bei PH-Mitverwendung angeben?

Es wird nur die Strecke Wohnort – PH bezahlt, alles andere zahlt die PH!


25. Worauf ist zu achten, wenn ein Lehrer zu einem Verlagsangebot fahren will?

Wenn das dienstliche Interesse gegeben ist und der Leiter einen Dienstauftrag bzw. einen Dienstreiseauftrag erteilt hat, ist die Verrechnung über die elektronische RGV zulässig.


26. Was machen kirchlich bestellte Religionslehrer, die zwei Personalaktnummern haben?

Kirchlich bestellte Religionslehrer, die auch beim LSR Stunden haben, machen ihre Reiserechnung beim LSR mit der LSR-eigenen PA-Nummer (auf diese kann im RGV-Programm gewechselt werden).


27. Wie werden Personalreserven abgerechnet?

Personalreserven werden nicht über die elektronische Reisegebührenverwaltung abgerechnet.


29. Unterricht an dislozierten Klassen

Der Dienstort ist immer die Stammschule, egal an welchem der beiden Standorte die Lehrerin unterrichtet. Lt. RGV muss eine Dienstreise immer bei der Stammschule beginnen.

Man unterscheidet zwei Fälle:

  1. Der Lehrer/die Lehrerin unterrichtet an der Stammschule UND an der dislozierten Klasse:
    • Dienstort = Stammschule
    • Kfz-Pauschale zur Stammschule beantragen
    • für jede Fahrt zwischen Stammschule und dislozierter Klasse (= jedes Mal, wenn eine Tätigkeit an der dislozierten Klasse durchgeführt wird) kann eine Reiserechnung gelegt werden, sofern nicht andere Bestimmungen entgegenstehen (z.b. zu geringe Entfernung)
  2. Der Lehrer/die Lehrerin unterrichtet NUR an der dislozierten Klasse:
  • Dienstort = Stammschule
  • Kfz-Pauschale zum Ort der Tätigkeit (=dislozierte Klasse) beantragen
  • Für KEINE(!) Fahrt zwischen Stammschule und dislozierter Klasse kann eine Reiserechnung gelegt werden.

Bezüglich Punkt 2 gibt es noch Verhandlungen mit der Finanz, derzeit muss das aber korrekterweise so gehandhabt und abgerechnet werden.

Lt. Aussage von Herrn HR Hermann Helm gibt es in den NÖ Pflichtschulen KEINE Exposituren, sondern ausschließlich dislozierte Klassen. (Stand: Feb. 2015)

Hinweis: Um gezielt zu den einzelnen Punkten zu verlinken wählen Sie folgende Form – zB. für Punkt Nr. 6:  it.noeschule.at/err-faq/#6