Reisemanagement – FAQs

Achtung:
– Es ist unbedingt nötig den Dienstreiseantrag rechtzeitig VOR der Reise zu stellen – im neuen System ist eine nachträgliche Erfassung nicht mehr möglich!
– Dauerdienstreiseaufträge werden nicht im neuen Reisemanagement-System gestellt! Sie müssen mit einem eigenen Formular über den Dienstweg (Schulleitung) eingereicht werden. > zu Anleitung + Formular.

Alle Angaben ohne Gewähr!

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Neu:  > Download der gesamten FAQs – Stand: 25.3.2021


1. Wer darf einen Dienstauftrag erstellen?

Dienstreiseauftrag wird grundsätzlich erteilt durch:

  • Schulleiter/innen (§ 4 NÖ L-DHG 2014):
    „für Dienstreisen in Niederösterreich und in angrenzende Bundesländer nach den Richtlinien des Landesschulrates.”
  • Außenstellen der Bildungsdirektion (§ 3 NÖ L-DHG 2014):
    „für Dienstreisen im Inland an Schulleiter und an Landeslehrpersonen, soweit sie nicht in die Zuständigkeit des Schulleiters/der Schulleiterin fällt.”
  • Zentrale der Bildungsdirektion:
    „Auslandsreisen”, „Pädagogische Initiativen des Landes”, „Weiterbildung (Lehrämter, Lehrgänge ab 20 ECTS)”

Für die Erteilung eines Dienstreiseauftrages – im Rahmen dieser Zuständigkeiten – gilt:

Für Fortbildungsveranstaltungen der Pädagogischen Hochschulen in  Niederösterreich und in  angrenzende Bundesländer erteilt der Schulleiter im Rahmen von „ph-online“ den Dienstauftrag und genehmigt den elektronischen Dienstreiseauftrag.

Die Bildungsdirektion erteilt für Fortbildungsveranstaltungen Pädagogischer Hochschulen im Ausland einen Dienstreiseauftrag, wenn der pädagogische Dienst die Notwendigkeit bestätigt.

Für die Teilnahme an Weiterbildungsveranstaltungen sowie an Tagungen und Fortbildungsveranstaltungen anderer Anbieter bzw. Veranstalter, ist bei Gewährung eines Dienstreiseauftrages für eine konkrete Person – je nach Zuständigkeit – das dienstliche Interesse zu berücksichtigen.


 

2. Wann bekommt man eine Privat-PKW-Genehmigung?
Eine PKW-Genehmigung wird dann erteilt, wenn:

  • verhindert wird, dass eine Supplierstunde anfällt (PKW bringt eine kürzere Reisezeit und eine eventuell vorher noch zu haltende Stunde im Rahmen der Lehrverpflichtung verhindert dann eine sonstige notwendige Supplierung)
  • man etwas zum Seminar mitnehmen muss (tragen), aufgrund des Seminars
    (Achtung: Skimaterial zählt hier nicht dazu)
  • wenn nachweislich kein öffentliches Verkehrsmittel diesen Ort erreicht
    (dann ist auch eine Privat-PKW-Genehmigung in den Ferien möglich)
  • man zu spät heimkommt
    (mind. 11 Stunden Ruhezeit müssen gegeben sein)
  • man nachweislich mehrere Dienstorte abfahren muss
  • Bei Bildung von Fahrtgemeinschaften (Mitfahrer) bekommt man eine Privat-PKW-Genehmigung (eher), weil damit gespart wird.

3. Wann bekommt man Privat-PKW-Genehmigungen an Feiertagen und Wochenenden?

Eine Privat-PKW-Genehmigung wird nur erteilt,

  • wenn keine öffentlichen Verkehrsmittel verfügbar sind,
  • wenn man mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht ans Ziel gelangen könnte oder
  • wenn mit öffentlichen Verkehrsmitteln eine Rückkehr zur Schule oder zum Wohnort unmöglich ist.

Man kann auch die Verkehrsmittel Privat-PKW und Öffentlich mischen. Z.B.: 5 km zum Bahnhof und der weitere (längere) Weg mit Öffentlichen Verkehrsmitteln. Das muss aber schon im DRA stehen.


4. Darf ein DRA auch ohne eine Fixplatzzusage erstellt werden?

Ja, eine Fixplatzzusage ist vorher nicht nötig.


5. Gebe ich Wohnort oder Dienstort als Reisebeginn und Reiseende ein?

Man gibt immer den tatsächlichen Reiseweg (Wahrheit) an, bekommt aber immer den kürzeren Weg bezahlt. Dann ist der Versicherungsschutz gegeben.


6. Wer genehmigt Dienstreisen in Bundesländer, die nicht an NÖ angrenzen?

In diesem Fall bewilligt die Bildungsdirektion. Der jeweilige Schulleiter muss diese zur Genehmigung an die Bildungsdirektion weiterleiten.


7. Darf man bei Zielen in nicht angrenzende Bundesländer Öffentlich angeben?

Prinzipiell gilt: Nur öffentliche Verkehrsmittel für nicht angrenzende Bundesländer.
Beim Legen der Reisekostenabrechnung hakt man nur die Wegstrecken, für die Kilometergeld beantragt wird, an. Jene Wegstrecken, die man als Mitfahrer mitgefahren ist, werden nicht ausgewählt.


8. Was ist bei mehrtägigen Seminaren zu beachten?

Man kann für jeden Tag einen eigenen DRA erstellen, wenn es sich nicht um ein mehrtägiges Seminar (Bsp: 23.3. bis 26.3.) handelt, sondern um aufeinanderfolgende Tage.
Benützung einer Wochenkarte/Monatskarte: Beim ersten Tag gibt man den Gesamtpreis an, dann werden keine Preise mehr angegeben.
Wenn ein Seminar definitiv für einen mehrtägigen Zeitraum (z.B.: 21.3.- 23.3.) ausgeschrieben ist, dann ist nur ein DRA zu stellen, dann bekommt man nur eine Hin- und eine Rückfahrt bezahlt.
Die Nächtigungskosten können verrechnet werden. Belege müssen beigelegt werden.


9. Wann muss ein Beleg hochgeladen werden?

Eine Teilnahmebestätigung ist kein Beleg für die Verrechnungsstelle in der Bildungsdirektion.
Der Leiter entscheidet, ob er einen Beleg einfordert.
Will man getätigte Nächtigungen ersetzt bekommen, müssen die Belege dafür hochgeladen werden.
Achten Sie darauf, dass Sie bei der Auswahl der Belegsart z.B. “Bahn” auswählen und nicht “Bahn bezahlt”. Das bedeutet soviel wie, dass die Bahnfahrt für Sie bereits bezahlt wurde und sie bekommen die Kosten daher nicht ersetzt.


10. Wie bekommen ausländische Lehrer die Handysignatur?

Entweder sie haben ein Handy mit einem österreichischen Anbieter oder sie erhalten eine Bürgerkarte.


11. Kann man im Krankenstand, Freijahr, Mutterschutz oder Karenz eine Reiserechnung legen?

Allgemein gilt: Wenn jemand vom Dienst freigestellt ist (aus welchem Grund auch immer) kann er keine Dienstreise machen. Auch dann nicht wenn der Dienstreiseauftrag dazu noch in der aktiven Zeit erfolgte.

Ein Unfall ist nur ein dramatisches Beispiel wodurch eine Dienstreise abrupt unterbrochen werden kann. Man kann im Krankenstand keine Fortbildung besuchen.


12. Darf man bei Unterrichtstätigkeit Privat-PKW beantragen?

Ja, Unterrichtstätigkeit ist immer mit einer Privat-PKW-Genehmigung verbunden.


13. Dürfen zwei KollegInnen, die gemeinsam fahren, Öffentlich angeben?

Wenn man mehrere Mitfahrer mitnimmt bekommt man eine Privat-PKW-Genehmigung. Im Feld “Zweck” ist der Name der Mitfahrerin einzugeben. Bitte im Vorfeld bei der Bildungsdirektion fragen, ab wie vielen Mitfahrern man eine PKW-Genehmigung bekommt.
Es gibt dann eine Kollegin mit Privat-PKW im Dienstreiseauftrag (bzw. in der Reiserechnung) und eine Kollegin mit Verkehrsmittel Öffentlich.
Es wäre wünschenswert, dass auch die MitfahrerInnen in der Route den Namen des Fahrers angeben, damit die Zuordnung einfacher wird! (Im Feld “Zweck”)


14. Ein Lehrer unterrichtet an mehreren Schulen und fährt von einer Schule, die nicht Stammschule ist, auf ein Seminar weiter. Was gibt er an?

Eine Dienstreise endet am Wohn- oder Dienstort. (Dauerauftrag weil Unterrichtserteilung)
Es muss daher eine weitere Reiserechnungszeile angelegt werden (Einzelfahrt zum Seminar).


15. Kann eine Lehrerin etwas verrechnen, wenn sie am Dienstort am anderen Ende der Stadt einen Kurs besucht?

Wer am Wohnort oder Dienstort einen Kurs besucht, der kann keine Reiserechnung stellen, auch nicht, wenn es sich um eine große Stadt handelt.


16. Müssen zwei KollegInnen einer Schule gemeinsam zu einer Schulung in einem Auto fahren?

Sie müssen nicht gemeinsam fahren, aber der Direktor hat auf  Mitfahrgelegenheiten zu achten. Wenn sie nicht gemeinsam fahren wollen, dann bekommen beide Öffentlich bewilligt. Es kann niemand gezwungen werden, bei jemandem anderen mitzufahren.


17. Was kann man bei PH-Mitverwendung angeben?

Es werden nur die Kosten für die Strecke Wohnort – PH ersetzt, alles andere wird von der PH bezahlt!


18. Worauf ist zu achten, wenn ein Lehrer zu einem Verlagsangebot fahren will?

Wenn das dienstliche Interesse gegeben ist und der Leiter einen Dienstauftrag bzw. einen Dienstreiseauftrag erteilt hat, ist die Verrechnung über die elektronische RGV zulässig.


19. Wie werden Personalreserven abgerechnet?

Personalreserven werden nicht über die elektronische Reisegebührenverwaltung abgerechnet.
(Stichwort: Excelsheet)


20. Was muss ich machen, wenn ich bei einer Reise vergessen habe, auch den Rückweg anzuhaken?

Wenn die Reise noch nicht genehmigt wurde, so können sie selber die Reisekostenabrechnung noch ändern und korrigieren (über den Button Kilometergeld beantragen)
Ist die Reise schon abgerechnet (vielleicht sogar schon ausbezahlt), dann erstellen Sie eine sogenannte
1-Minutenreise.

Wählen Sie folgende Vorgangsweise:
Stellen Sie für denselben Tag eine neue Reise mit Beginnzeit 1 Minute nach Beendigung der “echten”, bereits abgerechneten Reise. Als Dauer der neuen “Fake”-Dienstreise wählen Sie 1 Minute – somit können Sie keine unzulässige Tagesgebühr (und somit einen Übergenuss) erhalten.
Als Wegstrecke (Kilometergeld beantragen) beantragen Sie jetzt nur für die zweite (noch nicht gelegte) Wegstrecke die Fahrtkostenrückerstattung. In das Anmerkungsfeld schreiben Sie eine ausführliche Erklärung, warum Sie diese 1-Minutenreise angelegt haben. Somit sind Genehmiger und Buchhaltung informiert.


21. Unterricht an dislozierten Klassen

Der Dienstort ist immer die Stammschule, egal an welchem der beiden Standorte die Lehrerin unterrichtet. Lt. RGV muss eine Dienstreise immer bei der Stammschule beginnen.

Man unterscheidet zwei Fälle:

  1. Der Lehrer/die Lehrerin unterrichtet an der Stammschule UND an der dislozierten Klasse:
    • Dienstort = Stammschule
    • Kfz-Pauschale zur Stammschule beantragen
    • für jede Fahrt zwischen Stammschule und dislozierter Klasse (= jedes Mal, wenn eine Tätigkeit an der dislozierten Klasse durchgeführt wird) kann eine Reiserechnung gelegt werden, sofern nicht andere Bestimmungen entgegenstehen (z.b. zu geringe Entfernung)
  2. Der Lehrer/die Lehrerin unterrichtet NUR an der dislozierten Klasse:
  • Dienstort = Stammschule
  • Kfz-Pauschale zum Ort der Tätigkeit (=dislozierte Klasse) beantragen
  • Für KEINE(!) Fahrt zwischen Stammschule und dislozierter Klasse kann eine Reiserechnung gelegt werden.

Bezüglich Punkt 2 gibt es noch Verhandlungen mit der Finanz, derzeit muss das aber korrekterweise so gehandhabt und abgerechnet werden.

Lt. Aussage von Herrn HR Hermann Helm gibt es in den NÖ Pflichtschulen KEINE Exposituren, sondern ausschließlich dislozierte Klassen. (Stand: Feb. 2015)

Hinweis: Um gezielt zu den einzelnen Punkten zu verlinken wählen Sie folgende Form – zB. für Punkt Nr. 6:  it.noeschule.at/rm-faq/#6 

 

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