Reisemanagement – FAQs-Updates 2023

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Die Beiträge wurden von den IT-Betreuer:innen aus vielen Rückfragen und Telefonaten gewissenhaft gesammelt. Da es aber in der Praxis immer wieder Änderungen gibt, können wir keine Garantie für die Richtigkeit geben. Alle Angaben ohne Gewähr!

Fragen zum Reisemanagement bei Schulveranstaltungen finden Sie weiter unten.

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Fragen zum Reisemanagement
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FrageAntwort
1. Was ist zu beachten bei der Genehmigung von Reiseanträgen und dann weiter Reiserechnungen von Lehrgängen, die KollegInnen besuchen?Anzahl der ECTS der Veranstaltung; (unterschiedl. Genehmiger!); ev. TN-Bestätigungen und Einladungen beachten; Genehmigung bei Lehrgängen > 20 ECTS durch Dr. Haider.
2. Bei einer 2-tägigen Veranstaltung: Bei der Rechnung Zimmer mit oder ohne Frühstück?
Bei der Reiserechung: Übernächtigung, Hotel oder Hotel mit Frühstück anklicken.		Rechnung: immer ohne Frühstück ausstellen lassen; ansonsten ein Hakerl bei Frühstück setzen (dann wird Geld für das Frühstück abgezogen);
3. Fallen Leiterdienstbesprechungen unter Fortbildung, Tagung, Besprechung...?Leiterbesprechung sind mit Tarif I abzurechnen und als Außendiensttätigkeit.
4. Dürfen bei einer PH-Fortbildung anfallende Kosten einer Parkgarage geltend gemacht werden?Nein
5. Was muss die Hotelrechnung zum Hochladen enthalten?Preis für Nächtigung ohne Frühstück, Rechnung mit Rechnungsnummer und MwSt. Sätzen, Die Rechnung muss personalisiert sein (Name)
6. Wo gibt man eventuelle Mitfahrer an?Beim Punkt Kilometergeld beantragen in der Reisekostenabrechnung gibt man die Anzahl der Mitfahrer an. Name und PA-Nr. des Mitfahrers angeben im Feld Bemerkungen bei den Abrechnungsdetails.
7. Dürfen beim Reiseantrag und bei der Reisekostenabrechnung die Kostenstelle ändern?Das ist das Konto - dieses bleibt unberührt. Ausnahmen sind in den Anleitungen erklärt.
8. Wie und wo kann ich die Übersichtsliste zu bereits genehmigten Reiseanträgen bzw. Reiserechnungen von LehrerInnen einsehen?Personalservices -> Vorgesetzte Stellvertreter -> Reisemanagement -> Übersicht Reisen Vorgesetzter
9. Wie ist die Stellvertreterregelung im System? Soll die Vertretung immer aktiviert sein oder nur im Bedarfsfall? Wer aktiviert die Vertretung, wenn der Direktor dazu nicht in der Lage ist?
Hat die Vertretung im Bedarfsfall die gleichen Inhalte wie der Direktor?		Im IDM (Identity Management) werden die Rollen (Stellvertreter) von den Mitarbeiterinnen der Außenstelle vergeben und im OM (Organisationsmanagement) die Verknüpfungen festgelegt. Die Verknüpfungen sollen immer aktiviert sein. Der Genehmiger-Stellvertreter sieht immer dieselben Inhalte wie der Genehmiger.
10. Für welche Reise tragen Direktoren die Verantwortung?Direktoren haben Verantwortung für alle Reisen in NÖ und angrenzende Bundesländer; ansonsten den Antrag weiterleiten (nicht angrenzende Bundesländer an die Außenstelle, Auslandsreisen direkt an Fr. Astrid Hörmann weiterleiten)
11. Worauf ist bei Auslandsreisen zu achten?Stellungnahme im Reiseantrag für Auslandsreisen sind Pflicht (Direktor schreibt eine Befürwortung in die Stellungnahme) + Einladung zur Veranstaltung der Reise; die Schulart, für die die Fortbildung vorgesehen ist, muss herauszufinden sein. Stellungnahmen werden vom Schulleiter über Reiseantrag bearbeiten/Stellungnahmen/Weiterleiten eingegeben.
12. Ist ohne genehmigten Reiseantrag eine Abrechnung möglich?Nein, Reisekostenabrechnungen sind nur mit einem genehmigten Reiseantrag stellen! Eine Abrechnung ist sonst nicht möglich.
13. Werden auch Ersamuskurse über das Reisemanagementsystem (ESS-RM) abgerechnet?Erasmuskurse werden nicht über das ESS-RM-System abgerechnet.
14. Worauf muss bei der Eingabe von Reisekostenabrechnungen noch geachtet werden?Die chronologische Eingabe der Reisen ist unbedingt notwendig. Werden Reisen durchgeführt zu Tätigkeitsorten mit derselben Gemeindekennziffer, so kann es zu Problemen bei der Eingabe kommen. In diesem Fall müssen alle folgenden Reisekostenabrechnungen dann einzeln von den Außenstellenmitarbeitern "aufgerollt" werden. Das ist unbedingt zu vermeiden und daher auf die Chronologie der Eingabe zu achten.
15. Kann ein pensionierter Lehrer od. eine Lehrerin, welche aus dem Dienst ausgeschieden ist (Kündigung, Wechsel in ein anderes Bundesland,…), noch auf Gehaltszettel im ESS-RM-Portal zugreifen?Ausgetretene Bedienstete haben keinen Zugriff mehr auf die Daten im ESS. Sie haben aber über service.gv.at für 3 Monate noch Zugriff auf ihre Gehaltszettel über die Punkte "Pensionierte Bedienstete" bzw. "Ausgetretene Bedienstete". Dasselbe gilt für kirchlich bestellte Religionslehrer, welche in den Landesdienst übernommen werden.,
16. Was ist bei mehrtägigen Veranstaltungen zu beachten?Für mehrtägige Veranstaltungen braucht man eine Einladung od. eine Information durch den Anbieter, wann etwas stattfindet. Der genaue Zeitraum muss für die Buchhaltung herauslesbar sein.
17. Worauf muss bei eintägigen Veranstaltungen, welche nicht von der PH durchgeführt werden, geachtet werden?Bei eintägigen Veranstaltungen, die nicht von der PH durchgeführt werden, muss unbedingt etwas beigelegt werden, wo die Info herauskommt, wer der Veranstalter ist
18. Worauf ist bei Lehrgängen zu achten?Es muss genau erklären werden, wer der Anbieter ist (meistens PH); der Name des Lehrgangs und die Anzahl der ECTS in Summe laut Curriculum müssen angegeben werden. Bis 19 ECTS darf der Direktor genehmigen, ab 20 ECTS benötigt man eine schriftl. Genehmigung von Dr. Haider. Diese muss vorweg formlos beantragt werden.
19. Bekommt man für einen Hochschullehrgang eine Dauerdienstreise genehmigt?Nein. Bei HLG müssen die Reiseanträge (und die Reisekostenanträge) einzeln gestellt werden.
20. Dürfen die Kosten für die Ortstaxe auch mit angegeben werden, wenn die Hotelkosten für die Nächtigung <105 Euro betragen?Ja, diese Kosten dürfen angegeben werden. Sie ist Teil der Nächtigung. Die Gesamtkosten dürfen aber nicht 105 Euro übersteigen.
21. Kann die Buchhaltung einen Reisekostenantrag zurückweisen?Nein, nur der Genehmiger kann zurückweisen, nicht die Buchhaltung. Diese kann nur die Reisekostenabrechnung nur löschen. Dabei wird nur die Reisezeile gelöscht, der Reiseantrag bleibt erhalten. Dabei gehen zwei Mails (ein Mail an den Genehmiger , ein Mail an den Antragsteller mit der Information, dass die Reisekostenabrechnung gelöscht wurde.
22. Wann erhält man eine PKW-Genehmigung?Wenn verhindert wird, dass eine Supplierstunde anfällt (PKW bringt eine kürzere Reisezeit und eine eventuell vorher noch zu haltende Stunde im Rahmen der Lehrverpflichtung verhindert dann eine sonstige notwendige Supplierung).
Wenn man etwas zum Seminar mitnehmen muss (tragen), aufgrund des Seminars
(Achtung: Skimaterial zählt hier nicht dazu).
Wenn nachweislich kein öffentliches Verkehrsmittel diesen Ort erreicht
(dann ist auch eine Privat-PKW-Genehmigung in den Ferien möglich)
Wenn man zu spät heimkommt.
(mind. 11 Stunden Ruhezeit müssen gegeben sein)
Wenn man nachweislich mehrere Dienstorte abfahren muss.
Bei Bildung von Fahrtgemeinschaften (Mitfahrer) bekommt man in NÖ und angrenzenden Bundesländern eine Privat-PKW-Genehmigung (eher), weil damit gespart wird (Gesamtkosten für Öffentliche Verkehrsmittel müssen die PKW-Kosten übersteigen).
Das Hakerl für PKW muss schon im Antrag angekreuzt werden. Es sollte dazu der Grund für die PKW-Genehmigung angegeben werden.
23. Ich muss einen Tag früher anreisen, da die LV schon ganz in der Früh beginnt - darf der Reiseantrag auch schon den Tag davor beinhalten?Ist eine rechtzeitige Ankunft am Tätigkeitsort bei Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln in der Früh nicht möglich, so kann am Tag zuvor bereits öffentlich angereist werden. In diesem Fall werden die Kosten für die Fahrt (öffentlich mit Vorlage des Belegs/Fahrscheins) und die Nächtigung übernommen. Reist man hingegen am Vortag mit dem PKW an, so wird nur der Beförderungszuschuss ausbezahlt. Anm: Fährt um 5:00 in der Früh ein Zug und man erreicht mit diesem pünktlich den Tätigkeitsort / Ort der Fortbildung, so ist das zumutbar.
24. Gibt es die Möglichkeit, in der Reisekostenabrechnung die Kilometer zu korrigieren?Eine Korrektur der Kilometer wird nicht akzeptiert! (Ausnahme: nur für Personen, die im Ausland ihren Wohnsitz haben)
25. Wie werden Berufspraktische Tage und die Zeit, die die Lehrperson in seiner Kontrollfunktion unterwegs ist, abgerechnet?Für den Besuch jeder einzelnen Firma wird eine halbe Stunde "Kontrollzeit" angenommen + Fahrzeit zurm Tätigkeitsort + 1 Stunde "Luft"; wenn dadurch nicht die Rahmenzeit entsteht, weil ev. mehrere Firmen an einem Ort sind (gleicher Standort -> bsp. es werden 4 Firmen in einem Einkaufszentrum besucht), dann unbedingt eine Erklärung im Bemerkungsfeld dazu angeben warum mehr Zeit an einem Tätigkeitsort verbracht wurde.
26. Ist die Mitnahme eines Mitfahrers ein Grund für eine PKW-Genehmigung?Das Mitnehmen eines Mitfahrers ist ein Grund für eine PKW-Genehmigung bei Reisen in NÖ und angrenzenden Biundesländern. Bei nicht angrenzenden Bundesländern gibt es keine PKW-Genehmigungen.
27. Haben Religionslehrer, welche mehrere Tätigkeitsorte (Schulen) haben, Recht auf Reisegebühren?Bei Religionslehrer muss am Stundenplan stehen, wie viele Kinder am Rel.Unterricht teilnehmen. Anspruch auf Erstattung der Reisegebühren haben Religionslehrer nur, wenn mind. 5 Kinder in der Klasse gemeldet wurden. Freistunden werden als Fahrzeit gewertet, werden also verrechnet.
28. Ich habe ein Vorteilsticket bei der ÖBB bzw. ein Jahresticket. Werden die Kosten für meine Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu einer Fortbildung übernommen?Bei Besitz eines Vorteilstickets wird der Beförderungszuschuss bezahlt.
29. Gilt die 6-Monatsfrist für alle LehrerInnen?6-Monatsfrist gilt nur, solange man aktiv ist. Dann hat man keinen Zugriff mehr auf das System. Der Zugriff ist dann für 3 Monate über den Punkt "Ausgetretene Bedienstete" bzw. "Pensionierte" möglich.
30. Wie sind Stellungnahmen für Direktoren möglich? Wo schreibt man diese hinein?Unter Reiseantrag bearbeiten/Stellungnahmen/Weiterleiten eingegeben. Bei Reisekostenabrechnungen ist dies analog dazu zu machen.
31. Ab wann ist eine Dienstreise "dienstreisefähig"?Wenn der Tätigkeitsort mehr als 2km, sowohl vom Wohnort als auch vom Dienstort, entfernt liegt.
32. Bsp: eine fahrende SHP-Lehrerin reicht wegen eines Elternsprechtag für eine von ihr betreute Schule eine Reiserechnung ein, da sie an diesem Tag für Elterngespräche dort anwesend sein muss. Darf dafür eine Reiserechnung gelegt werden? Eine Dienstreiseauftrag dafür wurde nicht gestellt, da sie ja für ihre SHP Stunden einen Dauerdienstreiseantrag gestellt hat.Ja, eine Reisekostenabrechnung darf gelegt werden, sofern es sich nicht um die Stammschule handelt.
33. Ich habe vergessen bei der Reisekostenabrechnung alle Kosten anzugeben. Die RKA ist aber schon genehmigt bzw. erstattet worden.Alles was der Dienstgeber nicht ersetzt, kann über die Arbeitnehmerveranlagung eingereicht werden.
34. Wird eine RKA von der Buchhaltung aus bestimmten Gründen (diese werden immer angegeben, außer die RKA wurde in der Zeit einer Absenz/Krankheit gestellt) gelöscht, bleibt der Reiseantrag dazu erhalten?Die Buchhaltung löscht nur die Reisezeile, nicht den Reiseantrag.
35. Ist bei einem Hochschullehrgang mit Genehmigung der Bildungsdirektion ohne Reisegebühren der Versicherungsschutz dennoch gegeben?Ja, dieser ist gegeben.
36. Wann bekommt man Privat-PKW-Genehmigungen an Feiertagen und Wochenenden?Eine Privat-PKW-Genehmigung wird nur erteilt,
wenn keine öffentlichen Verkehrsmittel verfügbar sind,
wenn man mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht ans Ziel gelangen könnte oder
wenn mit öffentlichen Verkehrsmitteln eine Rückkehr zur Schule oder zum Wohnort unmöglich ist.
Man kann auch die Verkehrsmittel Privat-PKW und Öffentlich mischen. Z.B.: 5 km zum Bahnhof und der weitere (längere) Weg mit Öffentlichen Verkehrsmitteln. Das muss aber schon im Reiseantrag stehen.
37. Darf ein Reiseantrag auch ohne eine Fixplatzzusage erstellt werden?Ja, eine Fixplatzzusage ist vorher nicht nötig.
38. Wer genehmigt Dienstreisen in Bundesländer, die nicht an NÖ angrenzen?In diesem Fall bewilligt die Bildungsdirektion. Der jeweilige Schulleiter muss diese zur Genehmigung an die Bildungsdirektion weiterleiten.
39. Wann muss ein Beleg hochgeladen werden?Will man getätigte Nächtigungen ersetzt bekommen, müssen die Belege dafür hochgeladen werden.
Achten Sie darauf, dass Sie bei der Auswahl der Belegsart z.B. "Bahn" auswählen und nicht "Bahn bezahlt". Das bedeutet sonst, dass die Bahnfahrt für Sie bereits bezahlt wurde und sie bekommen die Kosten daher nicht ersetzt.
40. Wie bekommen ausländische Lehrer die Handysignatur?Entweder sie haben ein Handy mit einem österreichischen Anbieter oder sie erhalten eine Bürgerkarte.
41. Kann man im Krankenstand, Freijahr, Mutterschutz oder Karenz eine Reiserechnung legen?Allgemein gilt: Wenn jemand vom Dienst freigestellt ist (aus welchem Grund auch immer), kann er keine Dienstreise machen. Auch dann nicht wenn der Reiseantrag dazu noch in der aktiven Zeit erfolgte. Ein Unfall ist nur ein dramatisches Beispiel wodurch eine Dienstreise abrupt unterbrochen werden kann. Man kann im Krankenstand keine Fortbildung besuchen.
42. Wie hoch ist der Beförderungszuschuss?Auf Verlangen der Beamtin oder des Beamten ist anstelle der nachgewiesenen Auslagen für die Beförderung mit einem oder mehreren Massenbeförderungsmitteln ein Beförderungszuschuss auszuzahlen. Dieser beträgt je Wegstrecke für die ersten 50 Kilometer 0,20 Euro je Kilometer, für die weiteren 250 Kilometer 0,10 Euro je Kilometer und für jeden weiteren Kilometer 0,05 Euro. Insgesamt darf der Beförderungszuschuss 52,00 Euro nicht übersteigen. Bei Weglängen bis acht Kilometer beträgt der Beförderungszuschuss 1,64 Euro je Wegstrecke. Für die Ermittlung der Weglänge ist die kürzeste Wegstrecke maßgebend. Die Fahrtauslagen für die Benützung der Massenbeförderungsmittel sind damit abgegolten. Allfällige Ansprüche auf Ersatz von Beförderungskosten für Reise- oder Dienstgepäck werden davon nicht berührt. (https://www.jusline.at/gesetz/lbbg_2001/paragraf/59a Datum: 01.12.2022)
43. Ab welcher Entfernung gilt eine Reise als Dienstreise?Eine Dienstreise muss mind. 2km entfernt sein (Hinfahrt und Rückfahrt in Summe 4km).
44. Wie werden Personalreserven abgerechnet?Personalreserven werden nicht über die elektronische Reisegebührenverwaltung abgerechnet.
(Excelformular "Antrag auf Zuerkennung von Dienstzuteilungsgebühren")
45. Was muss ich machen, wenn ich bei einer Reise vergessen habe, auch den Rückweg anzuhaken?Wenn die Reise noch nicht genehmigt wurde, so können sie selber die Reisekostenabrechnung noch ändern und korrigieren (über den Button Kilometergeld beantragen).
Ist die Reise schon abgerechnet (vielleicht sogar schon ausbezahlt), dann erstellen Sie eine sogenannte 1-Minutenreise.

Wählen Sie folgende Vorgangsweise:
Stellen Sie für denselben Tag eine neue Reise mit Beginnzeit 1 Minute nach Beendigung der "echten", bereits abgerechneten Reise. Als Dauer der neuen "Fake"-Dienstreise wählen Sie 1 Minute - somit können Sie keine unzulässige Tagesgebühr (und somit auch keinen Übergenuss) erhalten.
Als Wegstrecke (Kilometergeld beantragen) beantragen Sie jetzt nur für die zweite (noch nicht gelegte) Wegstrecke die Fahrtkostenrückerstattung. In das Anmerkungsfeld schreiben Sie eine ausführliche Erklärung, warum Sie diese 1-Minutenreise angelegt haben. Somit sind Genehmiger und Buchhaltung informiert.
46. Unterricht an dislozierten KlassenDer Dienstort ist immer die Stammschule, egal an welchem der beiden Standorte die Lehrerin unterrichtet. Lt. RGV muss eine Dienstreise immer bei der Stammschule beginnen.
Man unterscheidet zwei Fälle:
Der Lehrer/die Lehrerin unterrichtet an der Stammschule UND an der dislozierten Klasse:
Dienstort = Stammschule
Kfz-Pauschale zur Stammschule beantragen.
Für jede Fahrt zwischen Stammschule und dislozierter Klasse (= jedes Mal, wenn eine Tätigkeit an der dislozierten Klasse durchgeführt wird) kann eine Reiserechnung gelegt werden, sofern nicht andere Bestimmungen dem entgegen stehen (z.b. zu geringe Entfernung).
Der Lehrer/die Lehrerin unterrichtet NUR an der dislozierten Klasse:
Dienstort = Stammschule
Kfz-Pauschale zum Ort der Tätigkeit (=dislozierte Klasse) beantragen.
Für KEINE(!) Fahrt zwischen Stammschule und dislozierter Klasse kann eine Reiserechnung gelegt werden.

Bezüglich Punkt 2 gibt es noch Verhandlungen mit der Finanz, derzeit muss das aber korrekterweise so gehandhabt und abgerechnet werden.

Lt. Aussage von Herrn HR Hermann Helm gibt es in den NÖ Pflichtschulen KEINE Exposituren, sondern ausschließlich dislozierte Klassen. (Stand: Feb. 2015)
47. Was darf man bei PH-Mitverwendung an Kosten geltend machen?Es werden nur die Kosten für die Strecke Wohnort - PH ersetzt, alles andere wird von der PH bezahlt (Tagesgebühren, etc.).
48. Müssen zwei KollegInnen einer Schule gemeinsam zu einer Schulung in einem Auto fahren?Sie müssen nicht gemeinsam fahren, aber der Direktor hat auf Mitfahrgelegenheiten zu achten. Wenn sie nicht gemeinsam fahren wollen, dann bekommen beide Öffentlich bewilligt. Es kann niemand gezwungen werden, bei jemandem anderen mitzufahren.
49. Dürfen die Kosten für Liftkarten bei einer Reisekostenabrechnung (z.B. Kurse in Saalbach-Hinterglemm) eingereicht werden?Nein, die Kosten für Liftkarten werden nicht ersetzt.

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Fragen zu Schulveranstaltungen

FrageAntwort
1. Wie werden Schulveranstaltungen (SVA) abgerechnet?Schulveranstaltungen: werden mit dem Abrechnungsformular in Papierfom eingereicht; jedes Formblatt wird für jedes SJ neu aufgelegt. Die Formblätter sind auf der Website der IT-Betreuung bzw. der Bildungsdirektion zu finden (kein Mail und kein Fax einreichen, sondern das Original mit Original-Unterschrift); Die 6 Monatsfrist gilt auch hier; Genehmiger ist gleich wie beim Reisemanagement; Es werden die Kosten für reine Nächtigung für Lehrer und reine Nächtigung für Kind angerechnet. Wurde die Verpflegung bezahlt, dann wird keine Tagesgebühr bezahlt; der Lehrer hat Anspruch auf das Doppelte einer Nächtigung (200%) eines KIndes (Bsp: Kind zahlt € 20, dann hat der Lehrer auf 40 € Anspruch); ohne diese Informationen gibt keine Abrechnung.
2. Dürfen Schulveranstaltungen durchgeführt werden, wenn weniger als 70% der Kinder einer Klasse daran teilnehmen?Wenn die Teilnehmerzahl pro Klasse kleiner als 70%, ist, dann gibt es eig. keine Reisekostenvergütungen bei SVA (SQM muss das genehmigen und weiterleiten an den jeweiligen Genehmiger (Bsp: FI für BSP - Gerhard Angerer); es muss eine Bestätigung für die Ausnahme und die Übernahme der Reisekosten beigelegt werden.
3. Gibt es PKW-Genehmigungen bei Schulveranstaltungen?Nein, es gibt keine PKW-Genehmigung für Schulveranstaltungen.
4. Werden die Kosten für schulfremde Personen bei Schulveranstaltungen übernommen?Nein, es gibt keinen Kostenersatz für schulfremde Personen.
5. Wie werden die Kosten für SVA in Volksschulen ersetzt?In Volksschulen sind max. SVA bis max. 5 Stunden einreichbar. Laut SVA-Verordnung dürfen Kinder einer 1. und 2. Klasse einer Volksschule nicht länger als 5 Stunden bei einer SVA ausbleiben. Deswegen können keine Kosten entstehen. Schulbezogene Veranstaltungen dürfen nicht eingereicht werden.
6. Bekommen Stützkräfte von Kindern mit erhöhtem Förderbedarf (Bsp.weise Stützkräfte, die von der Gemeinde bezahlt werden), die auf eine SVA mitfahren, die Reisekosten zurückerstattet?Das Land zahlt die Reisekosten nicht. Unbedingt vorher mit dem Dienstgeber der Stützlehrer abklären (Gemeinde), ob die Reisekosten vom jeweiligen Dienstgeben übernommen werden.